新入社員の悩みの一つ、「次のプレゼン資料作っておいて」の上司の一言。

上司をあっと言わせるために、
今回は見やすく伝わりやすいプレゼン資料の作り方のポイントをご紹介します。

 

そもそもプレゼンって?

プレゼンテーションでは「相手にとって有効な情報や自分の意見を伝え、理解・納得を得て行動してもらうこと」がポイントです。

大切なのは、行動をしてもらうことで、プレゼンはそれを生み出す過程の1つなのです。
では、どんな資料がプレゼンに有効か、5つの項目でご紹介します。

 

1.まずパワーポイントの原則を理解しよう

「ワンスライド・ワンメッセージの原則」

1枚のパワーポイントのスライドに、メッセージ(言いたいこと・伝えたいこと)は1つだけに絞るということです。
1枚の中にたくさんの情報が入っていると、相手も混乱してしまい、せっかくの内容も伝わらなくなってしまいます。1スライドの文字数は100文字ほどに抑えるのがポイントです。

 

「スタンドアローンの原則」

資料だけを見ても、メッセージが正しく伝わるようにすることです。
プレゼンをした後も、相手が社内で上司の方に説明したり、回覧したりする場合があります。
プレゼンテーションを聞いていない人が資料を見た時でも、メッセージが誤解されないようにすることが大切なのです。

 

「KISSの法則」

KISSというのは、“Keep It Simple Stupid”または“Keep it short and simple”の略です。
こんな名前が付いていてもピンとこないかもしれませんが、
“できるだけ資料の組み立てを簡単にわかりやすくする”という意味です。
各スライドに込めたメッセージを伝えるために補足する情報は、
多くても少なくても伝わりにくいものです。
組み立てや構造をできるだけ簡単にして、メッセージに繋がらないグラフや表・文言は入れない
というのが大事になってきます。

 

2. よく考えてからスタート!いきなりスライドを作り始めない。

プレゼン資料を作ろう!とすぐにパワーポイントを立ち上げるのはちょっと考えものです。
パワーポイントは相手に伝えるのには向いていますが、情報をまとめながら相手への伝え方を考える工程には向いていないのです。

パワーポイント上で考えようとすると、どうしてもデザインや効果を気にしてしまい伝えたい内容が薄くなってしまいます。
メモやワードなどを使って、全体の流れを掴んでから作成しましょう。

 

3. 表紙は必要な情報だけ!

構成が決まって、いざスライドを作り始める時に、ついつい力を入れてしまいたくなる表紙。
ですが、ここはシンプルに、必要な情報だけでとどめておきましょう。

入れておきたい内容は
・プレゼンの相手先(株式会社○○といった正式名称)
・プレゼン資料の作成元・コピーライト
・プレゼン資料のタイトル(あれば、サブタイトルも)
・プレゼン資料のバージョン
・プレゼンの日付
・社内秘、CONFIDENTIAL、コピー可不可などの資料の取り扱いについて

 

意外と忘れがちな項目もあるので、しっかり記載することで信頼にもつながります。
相手に伝えたいのは表紙のデザイン力ではないはず。
もちろん自信があれば、印象に残る表紙を作るのもいいかもしれません。

 

4. レイアウトも大事!

人はどこからものを見るのか?

1枚のスライドの中に伝えたいメッセージが入っているのですから、
目が行くところをしっかり把握して、流れの中でしっかり理解してもらえるようにしましょう。

人間は無意識のうちに、左上から右下に向かって情報を取得し理解していきます。
これに沿って、あらかじめ自分なりのテンプレートを作っておくと、今後の役に立ちそうです。

 

5.  スライドはシンプルに、ルールを決める

伝える情報が整理できたら、スライドを作成しましょう。
せっかくの内容をきちんとわかりやすく伝えるために、スライドを見やすくするポイントがあります。

 

「フォント・文字の大きさにルールを作る」

①フォントは明朝・ゴシックを混在させないようにすること。「メイリオ」もおすすめです。

②文字サイズの基本は、18ptが目安です。

③タイトル・本文・注釈などで全スライドの文字の大きさのルール作る。

こうすることでとても見やすいスライドにまとまります。

 

「色数は3つに絞る」

基本となる3色を決めます。

ベースカラーを70%、メインカラーを25%、アクセントカラーを5%が目安です。
プレゼン相手のコーポレートカラーをメインカラーにするのもいいでしょう。

 

まとめ

いかがでしょうか。
プレゼン資料はあくまで、相手の行動を促すためのツール・過程の1つです。
ポイントを絞った分かりやすい資料で、まずは上司をあっと言わせましょう。

 

 

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